Na podatke koji se na dan stupanja na snagu Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Narodne novine, broj 55/24), nalaze u evidenciji o radnicima koju vodi poslodavac, dakle, i na podatke o radnicima kojima je radni odnos kod poslodavca prestao prije njegova stupanja na snagu, primjenjuje se odredba članka 9. Pravilnika kojom su određeni rokovi i način čuvanja podataka o radnicima.
Odredba članka 9. Pravilnika kojom su propisani rokovi i način čuvanja podataka pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima, usuglašena je s načelom „ograničenja pohrane“ iz članka 5. stavka 1. točke e) Opće uredbe o zaštiti podataka.
Stupanjem na snagu odredbe članka 9. Pravilnika, prestaje dužnost poslodavca da u skladu s člankom 5. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, broj 73/17) evidenciju o radnicima čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti, pa se nakon isteka rokova čuvanja podaci o radnicima moraju brisati ili na drugi način ukloniti.
U primjeni odredaba Pravilnika valja uočiti važnu iznimku od propisanog pravila o ograničenom i najmanjem trajanju rokova čuvanja određenih podataka, određenih člankom 9. stavcima 1. i 2. Pravilnika.
Naime, u skladu s člankom 9. stavkom 3. Pravilnika, rokovi čuvanja određeni stavkom 1., osim točaka 6. i 7. i stavkom 2. toga članka, ne primjenjuju se na isprave, dokumente i akte te na drugu dokumentaciju s podacima o radnicima, odnosno dokumentarno gradivo u području rada i radnih odnosa za koje su rokovi čuvanja određeni zakonom kojim se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva ili drugim propisom.
Stoga je moguće, da se na određene podatke o radnicima ne primjenjuju način i rokovi propisani člankom 9. stavcima 1. i 2. Pravilnika, već da se podaci čuvaju u skladu s člankom 9. stavkom 3. Pravilnika, odnosno u drukčije određenim rokovima ili da se čuvaju trajno kada je tako propisano.