U skladu s Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Narodne novine, br. 55/24), poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima s propisanim podacima, a koju čuva na način i u rokovima propisanim člankom 9. navedenog Pravilnika. Pri tome su rokovi trajnog čuvanja podataka i dokumentacije o radnicima, zamijenjeni rokovima određenog trajanja i znatno su skraćeni.
Dakle, evidencija o radnicima koja se do sada čuvala kao dokumentacija trajne vrijednosti, po novom Pravilniku koji se primjenjuje od 1. listopada 2024. se čuva šest godina odnosno duže, do okončanja spora ako poslodavac ima saznanja da je isti pokrenut ili u slučaju kada je drugim propisom tako propisano.
Nakon isteka propisanih rokova čuvanja, podaci o radnicima se moraju brisati ili na drugi način ukloniti bez obzira na koji ih način poslodavac vodi (papirnato ili elektronički). Ukoliko se radi o originalnim ispravama radnika, poslodavac ih je u skladu s odredbom članka 130. Zakona o radu, u roku od 15 dana od dana prestanka radnog odnosa, dužan vratiti radniku.