Odredbe članaka 3. do 12. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Narodne novine, broj 55/24) (u daljnjem tekstu: Pravilnik) valja tumačiti u skladu sa svrhom vođenja evidencije o radnicima i načinom zaštite podatka o radnicima, odnosno u skladu s odredbama članaka 5. i 29. Zakona o radu (Narodne novine, br. 93/14, 127/17, 98/19, 151/22 i 64/23 – Odluka Ustavnog suda RH), s odredbama Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka te s propisima o arhivskom gradivu i arhivima.
Za poslodavce koji su ujedno i tijela javne vlasti, način zaštite i obrade te rokovi čuvanja dokumentacije s podacima iz evidencije o radnicima, nastale i prikupljene djelatnošću tih tijela javne vlasti, smatraju se javnim dokumentarnim gradivom, pa se na tu vrstu dokumentacije primjenjuju i odredbe Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.
Naime, člankom 9. stavkom 1. i 2. Pravilnika propisani su rokovi čuvanja isprava, dokumenata i akata s podacima o radniku, dok je stavkom 3. istog članka propisano da se ti rokovi, osim onih koji se odnose na obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa, kao i onih koji se odnose na sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, ne primjenjuju na isprave, dokumente i akte te drugu dokumentaciju s podacima o radnicima odnosno dokumentarno gradivo u području rada i radnih odnosa za koje su rokovi čuvanja određeni zakonom kojim se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva ili drugim propisom.