Ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije određeno, poslodavac može u skladu s Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca rokove čuvanja urediti općim aktom.
Uzevši u obzir da su člankom 9. toga Pravilnika propisani rokovi najmanjeg trajanja i da tako određeni rokovi nisu jednaki, poslodavac bi mogao propisati rokove dužeg trajanja, ali ne takve rokove čije vremensko trajanje poslodavac ne bi mogao opravdati svrhom radi koje su tako određeni, jer je i poslodavac dužan poštivati načelo ograničenja pohrane osobnih podataka radnika propisano člankom 5. Opće uredbe o zaštititi podataka. Jednako tako, iz istog razloga, aktom poslodavca rokovi ne bi mogli biti jednako određeni za sve kategorije podataka.
Stoga, navođenje razloga u opisanom slučaju je obvezno, jer se prema pravilima o zaštiti osobnih podataka isti moraju bez nepotrebnog odgađanja brisati ako više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni.