Cjelokupna evidencija o radnicima vodi se pisano, u papirnatom ili elektroničkom obliku (članak 2. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca). Evidencije o radnom vremenu radnika dio su evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca.
Prema članku 18. stavak 3. Pravilnika, poslodavac je dužan čuvati evidenciju radnog vremena najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala. Ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, evidenciju radnog vremena će čuvati duže, sve do pravomoćnog okončanja spora.