U skladu s člankom 3. stavkom 1. točkom 13. Pravilnika, poslodavac je dužan u evidenciji o radnicima za svakog radnika voditi podatak o datumu podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Drugim riječima, iz navedenih podataka u evidenciji mora biti vidljivo kada je za radnika podnesena prijava i mora biti vidljiv datum početka, promjene i prestanka svojstva osiguranika obveznih osiguranja na koju se ta prijava odnosi. Po prirodi stvari, takvi datumi mogu koincidirati, odnosno podaci se mogu vremenski poklapati.
Važno je naglasiti da su to podaci koji se odnose na samu osobu radnika kao osiguranika, dok se eventualne prijave podataka u obveznom zdravstvenom osiguranju koje se odnose na članove obitelji radnika (prijave osiguranja supružnika ili djeteta) ne smatraju podacima iz članka 3. stavka 1. Pravilnika, pa se ne iskazuju na pisanom pregledu podataka iz članka 4. Pravilnika.
Međutim i takvi podaci su dio evidencije o radnicima, jer je člankom 3. stavkom 2. Pravilnika propisano da je osim podataka iz stavka 1. toga članka, poslodavac dužan za svakog radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom propisanih Zakonom o radu te drugim zakonima i posebnim propisima, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi.
Jednako tako, u skladu s člankom 1. stavkom 1. točkom 13. Pravilnika, iz navedenih podataka u evidenciji mora biti vidljivo kada je za radnika podnesena prijava i mora biti vidljiv datum početka, promjene i prestanka svojstva osiguranika dobrovoljnog mirovinskog osiguranja te obveznog zdravstvenog osiguranja prilikom rada u inozemstvu. Mišljenja smo da je podatak o visini i načinu iznosa takvih osiguranja, podatak koji se evidentira u skladu s člankom 3. stavkom 2. Pravilnika.
S time u vezi, podsjećamo da je u skladu s člankom 3. stavkom 4. Pravilnika, radi osiguravanja dokaza o točnosti navedenih podataka, poslodavac dužan zaštititi, pohraniti i čuvati isprave, dokumente i akte na temelju kojih je te podatke o radniku u evidenciju unio, mijenjao ili brisao.
Podatke iz članka 3. stavka 1. Pravilnika je poslodavac dužan voditi za svakog radnika koji je kod njega zaposlen na dan stupanja na snagu Pravilnika, odnosno 1. listopada 2024. godine, odnosno dužan je te podatke za svakog radnika iskazati na pisanom pregledu podataka iz članka 4. Pravilnika.