Podaci koje poslodavac mora voditi u evidenciji o radnicima propisani su člankom 3. stavkom 1. Pravilnika o sadržaju vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Narodne novine, broj 55/24).
Po prirodi stvari, poslodavac u evidenciji pojedinog radnika neće voditi onaj podatak koji u radnom odnosu toga radnika ne postoji, primjerice, ako radnik nije državljanin treće zemlje koji je obvezan imati dozvolu za boravak i rad tada se neće evidentirati podatak propisan člankom 3. stavkom 1. točkom 7. citiranog Pravilnika.
Međutim, ako radnik ostvaruje pojedina prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, kao što je primjerice određeno roditeljsko pravo priznato rješenjem nadležnog tijela, poslodavac će biti dužan voditi i taj podatak o radniku, u skladu s člankom 3. stavkom 2. Pravilnika.