U skladu s člankom 3. stavkom 4. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (u daljnjem tekstu: Pravilnik), propisana je dužnost poslodavca da radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka iz stavaka 1., 2. i 3. toga članka zaštiti, pohrani i čuva, u izvorniku ili u preslici, isprave, dokumente i akte iz članka 8. stavka 1. Pravilnika, na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima.
Člankom 8. stavcima 1. i 2. Pravilnika propisano je na koje se isprave, dokumente i akte odnosi dužnost zaštite, pohrane i čuvanja, u izvorniku ili u preslici.
Preslika osobne iskaznice radnika, odnosno izvornik ili preslika javne isprave kojom se dokazuje identitet, državljanstvo, odnosno neki od podataka iz članka 3. stavka 1. točke 1. do 6. Pravilnika nisu propisane tom odredbom i poslodavac ih nije dužan pohraniti i čuvati na način propisan člankom 9. stavkom 1. i 2. Pravilnika, osim ako je takva obveza određena drugim zakonom. Drugim riječima, prikupljanje, pohrana i čuvanje dokumenta koji je preslika osobne iskaznice radnika, moguće je samo ako za to postoji pravna osnova koja bi bila propisana drugim zakonom.
Navedeno tumačenje citiranih odredbi te pravilno razumijevanje pravne osnove za zakonitu obradu osobnih podataka o radniku, pretpostavka je za pravilnu primjenu ovoga Pravilnika u praksi.
Naime, pravna osnova za zakonitu obradu osobnih podataka o radniku, u skladu s člankom 6. stavkom 1. točkom c) Opće uredbe o zaštiti podataka, su članak 5. Zakona o radu kojim se propisuje dužnost poslodavca da u skladu s pravilnikom kojega donosi ministar nadležan za rad, vodi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni te članak 29. Zakona o radu kojim se propisuje zaštita privatnosti radnika, odnosno ovlaštenje poslodavca za prikupljanje, obradu, korištenje i dostavljanje trećima osobnih podataka o radniku, samo kada je to određeno tim ili drugim zakonom ili ako je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom.
Obzirom na to da je obrada osobnih podataka radnika nužna radi poštovanja prava i obveza koje poslodavac, kao voditelj obrade u smislu Opće uredbe o zaštiti podataka, ima u skladu s propisima koji uređuju područje rada, doprinosa, poreza, socijalnih i drugih pitanja nastalih u vezi s radnim odnosom, nesporno je da poslodavac mora imati pravo obrađivati i osobne podatke radnika koji se odnose na identitet i državljanstvo radnika, a propisani su člankom 3. stavkom 1. točkom 1. do 6. Pravilnika.
Prilikom vođenja evidencije o radnicima, valja uzeti u obzir propisanu dužnost da se obrada takvih podataka obavlja u skladu s odredbama Opće uredbe o zaštiti podataka, odnosno da se uvažava načelo „smanjenja količine podataka“ iz članka 5. stavka 1. točke c) Opće uredbe o zaštiti podataka. U tome smislu, obrada se može provoditi prikupljanjem i bilježenjem podataka na temelju uvida u isprave koje se odnose na identitet i državljanstvo radnika, bez obveze poslodavca da ih u preslici ili izvorniku pohrani i čuva. Na temelju provedenog uvida u osobnu iskaznicu ili drugu ispravu koja sadržava neki od podataka iz članka 3. stavka 1. točke 1. do 6. Pravilnika, može se o tim podacima radnika načiniti zabilješka na pisanom pregledu ili drugom dokumentu koji je dio evidencije i koji se pohranjuje i čuva u skladu s člankom 9. stavkom 1. točkom 1. ili točkom 11. Pravilnika.