Ministarstvo rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike zaprimilo je upit u vezi primjene općeg i posebnog propisa u pogledu obveze poslodavca da vodi evidenciju zaposlenih u državnoj i javnim službama te se na isti daje mišljenje kako slijedi.
Poslodavac uvijek mora voditi evidenciju prema odredbi članka 5. Zakona o radu (Narodne novine, br. 93/14, 127/17, 98/19, 151/22 i 64/23 Odluka Ustavnog suda RH) odnosno prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, broj 73/17). Ako primjerice, javna ustanova kao poslodavac ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisani način, ili ako na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu, može odgovarati za najteži prekršaj prema Zakonu o radu (8.090,00 do 13.270,00 eura).
Također, kada je posebnim propisom predviđena obveza vođenja i drugih podataka (pored onih iz spomenutog Pravilnika), tada je poslodavac dužan u evidenciji voditi i takve podatke u skladu s posebnim propisom. Ova obveza poslodavca proizlazi iz članka 7. Pravilnika.
Dodatno, čak i spomenuti Pravilnik predviđa određene posebnosti vezane uz vođenje podataka o radnom vremenu, kao što su to podaci koji se odnose na ustanove u sustavu obrazovanja i znanosti (članak 8. stavak 8. Pravilnika) ili npr. posebnosti za upućene radnike (članak 9.stavak 1. Pravilnika).
Što se tiče upisa podataka u registar zaposlenih u državnoj službi i javnim službama, mišljenja smo da je u pitanju drukčija svrha tog registra, što proizlazi iz članka 5. posebnog zakona koji uređuje ustroj i vođenje tog registra. Štoviše, u njemu se vode podaci i o osobama koje nisu državni i javni službenici (tzv. vanjski suradnici). Naime, spomenuti članak 5. Zakona o registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama (Narodne novine, broj 59/23) propisuje da je registar zaposlenih središnja baza podataka o zaposlenicima i vanjskim suradnicima u državnoj službi i javnim službama koja se vodi radi kvalitetnog i učinkovitog upravljanja ljudskim potencijalima i centraliziranog obračuna plaća. Osim toga, njime upravlja tijelo nadležno za službeničke odnose koje nije poslodavac svim osobama koje se unutar tog registra vode.
Iz navedenog proizlazi da će poslodavci u državnoj i javnim službama voditi i podatke sukladno općem propisu o radu, kao i podatke koje od njih traži poseban propis zbog već spomenute posebne svrhe.